Con Circolare ministeriale n. 15 del 22 dicembre 2025 l’Agenzia delle Entrate ha fornito alcune indicazioni operative sulle novità apportate dal Decreto Legislativo 192/2024 c.d. “Decreto Delegato Irpef”, dalla Legge di Bilancio 2025 (vedi ns. Suggerimento n. 7/2 dell’8 gennaio 2025 e Suggerimento n. 30/5 del 13 gennaio 2025) e dal Decreto-Legge n. 84/2025 c.d. “Decreto fiscale” (vedi ns. Suggerimento n. 345/56 del 25 giugno 2025), in materia di trasferte e di tracciabilità delle spese.

Trasferte

In un’ottica di semplificazione, con riferimento ai rimborsi delle spese di viaggio e trasporto, il c.d. “Decreto Fiscale” ha eliminato per le trasferte all’interno del territorio comunale il riferimento ai “documenti provenienti dal vettore”, introducendo il principio di non concorrenza alla formazione del reddito di lavoro dipendente dei rimborsi nel caso in cui le spese siano “comprovate e documentate” anche con altre modalità.

Al riguardo, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che ciò comporta, in caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale, la non assoggettabilità, sia ai fini fiscali che contributivi, del rimborso, sotto forma di indennità chilometrica, riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato, calcolato secondo le tabelle Aci, purché opportunamente comprovato e documentato.

È inoltre chiarito che non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente le spese di pedaggio, se debitamente documentate, sostenute durante trasferte sia all’interno sia fuori del Comune della sede di lavoro, in quanto strettamente connesse alle spese di viaggio.

Per lo stesso criterio l’Amministrazione finanziaria ha ritenuto di superare i precedenti documenti di prassi, riconoscendo la non concorrenza alla formazione del reddito anche per i rimborsi delle spese di parcheggio, comprovate da documenti giustificativi che identifichino in modo certo ed univoco il veicolo e la sosta.

Pertanto, alla luce di quanto sopra, rispetto alla previgente formulazione, a partire dal 1° gennaio 2025, ai fini della non concorrenza al reddito dei rimborsi delle spese di viaggio e traporto per trasferte all’interno del territorio comunale, non è più necessario che la prova del sostenimento della spesa sia fornita esclusivamente mediante documenti provenienti dal vettore, potendo tali spese essere comprovate e documentate dal dipendente anche con altre modalità.

La disposizione normativa si applica a tutti i rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025.

Obbligo di tracciabilità delle spese

Dal 1° gennaio 2025, i rimborsi delle spese sostenute in trasferta (a prescindere dal metodo adottato in caso di trasferta fuori dal territorio comunale) non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se sostenute con mezzi di pagamento tracciabili (si veda ns. Suggerimento n. 7/2 dell’8 gennaio 2025).

Ne consegue che i rimborsi delle spese sostenute durante le trasferte per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, quali taxi e servizi di noleggio con conducente (NCC) non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente, qualora i pagamenti delle predette spese siano eseguiti con metodi di pagamento tracciabile.

Tale condizione di tracciabilità si applica sia per le trasferte all’interno del Comune sia per quelle al di fuori dello stesso.

L’Amministrazione finanziaria, nella circolare 15/2025 sopra citata, precisa che non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente i rimborsi delle spese documentate e sostenute con mezzi di pagamento tracciabile riguardanti:

• viaggio e trasporto mediante taxi e NCC ove si opti per il sistema forfetario;
• vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC ove si opti per il sistema misto;
• vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC nel caso di metodo analitico; rimangono comunque esonerate dall’obbligo di pagamento tracciabile le altre spese, ulteriori e diverse rispetto a quelle per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, in occasione di trasferte fuori dal territorio comunale fino all’importo massimo giornaliero di euro 15,49 (elevato ad euro 25,82 per le trasferte all’estero).

Rientra nell’obbligo di tracciabilità anche la spesa per l’imposta di soggiorno, sostenuta dal dipendente in trasferta, in quanto strettamente connessa alle spese di alloggio.

Invece, i rimborsi delle spese per viaggi e trasporti diversi da quelli effettuati mediante taxi ed NCC (quali biglietti per trasporto di linea mediante autobus, treni, aerei, navi) non rientrano nella nuova previsione normativa e, pertanto, rimangono esclusi dalla concorrenza alla formazione del reddito, a prescindere dalla modalità di pagamento utilizzata.

Per le medesime motivazioni, in tale esclusione, l’Amministrazione finanziaria chiarisce che non rientrano i rimborsi effettuati sotto forma di indennità chilometrica volti a ristorare i costi sostenuti ed imputabili al dipendente per l’utilizzo del proprio mezzo durante la trasferta.

Strumenti di pagamento

Nell’identificare gli strumenti di pagamento che consentono la non concorrenza alla formazione del reddito, la disposizione normativa fa riferimento al versamento bancario o postale nonché ad altri strumenti tracciabili. Si tratta dunque di tutti gli strumenti che garantiscono la tracciabilità e l’identificazione dell’autore del pagamento al fine di facilitare gli eventuali controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Sul punto è chiarito che l’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabile può essere dimostrato anche mediante prove della transazione (ovvero tramite ricevuta della carta di debito o della carta di credito, copia dei pagamenti con PagoPA, estratto conto ecc.). In particolare, è precisato che l’estratto conto costituisce una possibile prova del sistema di pagamento, tracciabile, opzionale, residuale e non aggiuntiva che il soggetto che sostiene la spesa può utilizzare nel caso non abbia disponibili altre prove dell’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabili. In tal caso, il dipendente deve fornire al datore di lavoro esclusivamente le informazioni necessarie per la liquidazione della trasferta avendo cura di eliminare e/o cancellare ogni altra eventuale informazione eccedente o non pertinente.

Si può inoltre far riferimento al pagamento effettuato tramite un Istituto di moneta elettronica autorizzato mediante applicazione via smartphone che, tramite l’inserimento di codice Iban e numero di cellulare, permette all’utente di effettuare transazioni di denaro senza carta di credito o di debito. Tale sistema, infatti è definito tracciabile essendo collegato a conti correnti bancari che individuano univocamente sia i soggetti che prelevano il denaro sia i soggetti a cui il denaro è accreditato.

Decorrenza delle novità in materia di tracciabilità delle spese

Le novità in materia di tracciabilità delle spese per le trasferte, ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente, si applicano a decorrere dal periodo di imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024. Pertanto, dal 1° gennaio 2025, ai fini della non concorrenza al reddito di lavoro dipendente, è richiesto il sostenimento delle spese mediante mezzi di pagamento tracciabile, in occasione delle trasferte dei dipendenti, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC. Per i rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025 a fronte di spese sostenute nel periodo precedente non opera, invece, la modifica apportata dalla Legge di Bilancio 2025 e, pertanto, ai fini della non concorrenza al reddito, la condizione di tracciabilità dei pagamenti non è richiesta.

Reddito di impresa

I rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC sostenute per le trasferte dei dipendenti sono deducibili dal reddito di impresa purché siano stati utilizzati per il pagamento strumenti tracciabili.

Ai fini della deducibilità dal reddito di impresa l’obbligo di tracciabilità per i pagamenti si applica alle spese sostenute dal periodo di imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024. Non si applica pertanto, ai rimborsi erogati nel 2025 e relativi a spese sostenute nel 2024.

Inoltre, l’Amministrazione finanziaria ha precisato che il requisito della tracciabilità per la deducibilità delle spese non è richiesto per le spese sostenute all’estero.