Con la nota n. 2572 del 14 aprile 2023, l’INL è intervenuto sul tema del rilascio dei provvedimenti autorizzativi in relazione all’art. 4 della L. n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) fornendo delle indicazioni che sono frutto dell’esperienza applicativa e delle problematiche operative emerse anche in relazione all’evoluzione tecnologica dei sistemi adottati e tenendo conto, attesa l’interconnessione in materia, degli orientamenti del Garante per il trattamento dei dati personali.

Come noto l’art. 4 L. n. 300/1970 rubricato “Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo”, da un lato, consente al datore di lavoro di estendere la facoltà di controllo a distanza sull’attività lavorativa e, dall’altro, amplia la tutela dei lavoratori, con l’intento di scongiurare un esercizio incondizionato del controllo a distanza da parte del datore di lavoro tale da ledere il diritto alla dignità ed alla riservatezza del lavoratore.

Infatti, il richiamato articolo:

• individua le specifiche esigenze legittimanti che consentono al datore di lavoro di impiegare strumenti dai quali possa derivare, anche solo in via ipotetica o incidentale, un controllo a distanza dei lavoratori (“esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro, tutela del patrimonio aziendale”);

• dispone che l’installazione di tali strumenti possa avvenire previo accordo sindacale ovvero (in mancanza) provvedimento autorizzativo da parte delle sedi territoriali dell’INL.

Ne consegue che il datore di lavoro nell’utilizzo degli impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo è soggetto ad un duplice limite: uno di carattere sostanziale (elenco tassativo delle esigenze legittimanti l’impiego di strumenti di controllo) e l’altro di carattere procedurale (regime codeterminativo-autorizzatorio).

Fatta questa breve premessa, riportiamo di seguito (e per quanto di interesse) i temi trattati e le indicazioni fornite dall’INL con la nota in commento.

CODETERMINAZIONE - PROVVEDIMENTO AUTORIZZATIVO - INSUFFICIENZA DEL CONSENSO DEI LAVORATORI

L’INL ha evidenziato che, fermo restando il divieto assoluto di controllo intenzionale a distanza:

• l’installazione di un impianto audiovisivo o di altri strumenti da cui possa derivare un controllo a distanza dei lavoratori deve necessariamente e prioritariamente essere preceduta dall’accordo collettivo con le RSA e/o RSU presenti (percorso prioritario previsto dal Legislatore);

• la procedura autorizzatoria pubblica è il percorso residuale eventuale e successivo al mancato accordo con le rappresentanze sindacali, ed è condizionata, ai fini istruttori, alla dimostrazione documentale dell’assenza della RSA/RSU ovvero del mancato accordo con esse.

L’INL ha altresì evidenziato che la carenza di accordo (codeterminazione) tra il datore di lavoro e le RSA e/o RSU ovvero del provvedimento autorizzativo da parte delle sedi territoriali dell’INL non possono essere supplite dall’eventuale consenso informato dei singoli lavoratori.

Ciò in virtù del fatto che il bene giuridico tutelato dall’art. 4 L. n. 300/1970 ha natura collettiva e non individuale.

Pertanto, in carenza di accordo ovvero del provvedimento autorizzativo, l’istallazione degli impianti audiovisivi ed altri strumenti di controllo è illegittima e penalmente sanzionata (la tutela penale mira alla salvaguardia di interessi collettivi di cui le rappresentanze sindacali sono portatrici, in luogo dei lavoratori).

AZIENDE MULTI-LOCALIZZATE E INTEGRAZIONI ALLE AUTORIZZAZIONI GIA RILASCIATE

L’INL ha evidenziato che, ai fini del rilascio del provvedimento autorizzativo sul controllo a distanza:

NUOVE AZIENDE E ASSUNZIONI SUCCESSIVE ALL’INSTALLAZIONE

L’INL ha evidenziato che la disciplina dell’art. 4 trova applicazione nelle imprese in cui sono presenti i lavoratori, stante la sua finalità di tutela degli stessi.

In virtù di ciò, l’INL può e deve intervenire solo in presenza di lavoratori, verificando che l’impianto corrisponda ai requisiti di legge al momento di presentazione dell’istanza.

Però, in riferimento all’installazione e all’utilizzo di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo, si possono verificare le seguenti situazioni:

• costituzione di una nuova impresa che al momento della presentazione dell’istanza non ha in forza lavoratori, in quanto deve ancora completare i lavori nella sede in cui dovrà essere installato l’impianto, ma che prevede di avvalersi di personale non appena avviata l’attività. In questo caso l’impresa può presentare l’istanza per l’autorizzazione, che deve sempre precedere l’installazione dell’impianto, indicando nel modello di istanza il numero dei lavoratori che risulteranno in forza all’avvio dell’attività.

• l’impresa è già in esercizio, con impianto legittimamente installato e perfettamente funzionante in assenza di lavoratori e deve procedere ad assunzioni di personale. In questo caso, pur avendo l’impresa già installato e messo in funzione l’impianto di videosorveglianza, seppure in assenza di lavoratori, può presentare l’istanza in un momento successivo ma deve produrre contestualmente l’attestazione che lo stesso impianto sarà disattivato non appena il personale sarà adibito al lavoro e che sarà messo nuovamente in funzione soltanto dopo l’eventuale provvedimento autorizzativo dell’Ispettorato del Lavoro.

SISTEMI DI GEOLOCALIZZAZIONE

L’INL ha evidenziato che nel corso degli ultimi anni ha registrato un sensibile aumento delle istanze di autorizzazione riferite a sistemi di geo localizzazione da installarsi sugli autoveicoli o su diversi dispositivi (ad es., sistemi palmari, cellulari, computer, ecc.).

Tali sistemi consentono la raccolta e l’elaborazione di dati di varia natura in modo da permettere una verifica continua e puntuale, anche a posteriori, della localizzazione dei mezzi (o comunque dei dispositivi) e del loro tracciamento e, quindi, direttamente o indirettamente, anche del lavoratore che li utilizza.

In virtù di ciò, l’INL pur riconoscendo a tali sistemi un’indubbia rilevanza ai fini della sicurezza del lavoro, della tutela del patrimonio aziendale e della più efficiente organizzazione dell’attività produttiva, ritiene necessario verificare che le suddette finalità trovino adeguato contemperamento nella tutela dei diritti e delle libertà dei lavoratori, anche alla luce della normativa in materia di trattamento dei dati personali (Regolamento UE n. 2016/679).

A tal fine, l’INL fa propri i principi di protezione dei dati personali espressi dal Garante per la protezione dei dati personali in materia di geo localizzazione nell’ambito del rapporto di lavoro con particolare riferimento a quello di liceità, necessità e proporzionalità dei trattamenti dei dati personali mediante l’utilizzo dei menzionati dispositivi, prescrivendo ai titolari misure a tutela dei diritti dei lavoratori interessati consistenti nella configurazione dei sistemi in modo da:

• escludere il monitoraggio continuo, consentire la visualizzazione della posizione geografica da parte di soggetti autorizzati solo quando strettamente necessario rispetto alle finalità perseguite;

• consentire, di regola, la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro;

• effettuare, di regola, i trattamenti mediante pseudonimizzazione dei dati personali (utilizzo di dati non direttamente identificativi);

• prevedere la memorizzazione dei dati raccolti solo se necessario e con i tempi di conservazione proporzionati rispetto alle finalità perseguite.

Sul punto, si segnala il provvedimento n. 370/2011, nel quale il Garante ha evidenziato che, nel rispetto del principio di necessità, “la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il perseguimento delle finalità legittimamente perseguite”, e che tale principio deve rispettarsi anche nel caso di trattamenti di dati effettuati in esecuzione di obblighi assunti nei confronti della stazione appaltante.

In questi casi, infatti, è necessario che la documentazione da trasmettere alla stazione appaltante, finalizzata a documentare il regolare svolgimento del servizio, non contenga dati che siano, anche indirettamente, riconducibili ai lavoratori interessati (ad es. il codice del dispositivo o del veicolo assegnato) ma le sole informazioni strettamente necessarie a consentire il raffronto tra servizio effettivamente reso e il servizio atteso (cfr. provvedimento n. 247 del 24 maggio 2017).

Pertanto, i dati raccolti e trattati devono essere limitati a quelli strettamente necessari per il perseguimento delle finalità prestabilite e attinenti alle esigenze organizzative e produttive, di sicurezza sul lavoro o di tutela del patrimonio aziendale, che costituiscono i presupposti di liceità di cui all’art. 4 della legge n. 300/1970.

Ne consegue che l’accesso ai dati da parte del datore di lavoro può avvenire solo ed esclusivamente in funzione delle motivazioni poste a fondamento del provvedimento autorizzativo e che ogni diverso trattamento non consentito dei dati non rende utilizzabili le informazioni raccolte ai fini connessi al rapporto di lavoro.

Per ulteriori approfondimenti, e per quanto non riportato nel presente Suggerimento, rinviamo al testo della nota in commento, disponibile cliccando qui.